1. Scopo del documento
Il presente documento descrive il framework previsto da Preload Srl per la conservazione e la cancellazione dei dati trattati nell'ambito del Software Vesalya, per categoria di dato. Ha valore programmatico e non descrive, salvo diversa indicazione esplicita, funzionalità già implementate.
2. Categorie di dato e periodi di conservazione previsti
2.1 Dati account
Dati identificativi e di accesso dell'utente (es. nome, email, credenziali, ruolo, associazione a struttura/clinica).
Per tutta la durata del rapporto contrattuale e fino a 24 mesi dalla cessazione, salvo obblighi di legge.
2.2 Dati di fatturazione e dati fiscali
Dati relativi a fatturazione, transazioni di pagamento e documentazione fiscale collegata al rapporto contrattuale con il Cliente.
Si segnala, come riferimento normativo generale e non come periodo già implementato, che la normativa fiscale italiana prevede tipicamente un obbligo di conservazione della documentazione contabile e fiscale per un periodo dell'ordine di 10 anni. 10 anni per documentazione fiscale e contabile, secondo normativa italiana.
2.3 Dati clinici caricati (immagini radiografiche, referti, risultati di analisi)
Immagini radiografiche caricate dagli utenti e relativi output generati dal Software (segnalazioni, annotazioni, report).
Per tutta la durata del rapporto contrattuale e secondo le istruzioni del Cliente titolare del trattamento, salvo obblighi di legge.
2.4 Log di sicurezza e di audit
Log applicativi generati dal sistema (es. tabella audit_logs descritta nel documento Security Measures), inclusi i relativi gap di copertura ivi indicati.
12 mesi dalla registrazione, salvo obblighi di legge o necessità di accertamento di illeciti.
2.5 Backup
Copie di backup dei dati applicativi e dei file, ove esistenti.
Backup periodici dell'infrastruttura cloud con retention gestita dal fornitore infrastrutturale (vedi Misure di Sicurezza, Sezione 8).
3. Cessazione del contratto — processo previsto
Il seguente processo descrive l'intenzione/target di Preload Srl in caso di cessazione del rapporto contrattuale con un Cliente, e non descrive una funzionalità tecnica già esistente:
- Alla cessazione del contratto (per scadenza, recesso o risoluzione), è previsto che venga messa a disposizione del Cliente una finestra temporale di esportazione dei propri dati (dati account, dati clinici caricati, eventuali report generati).
- Trascorsa tale finestra, è previsto che i dati del Cliente vengano cancellati secondo le modalità e i tempi da definire.
- 30 giorni dalla cessazione del rapporto contrattuale, ove tecnicamente disponibile.
4. Priorità di implementazione
Considerato che, alla data di redazione di questo documento, non esiste una policy tecnica di retention automatizzata né una procedura di export dati, si raccomanda quanto segue prima della pubblicazione definitiva di questo documento:
- definizione, da parte del team legale/commercialista, dei periodi di conservazione per ciascuna categoria di dato indicata alla Sezione 2;
- implementazione tecnica corrispondente (processi di cancellazione, procedure di export);
- verifica di coerenza con il DPA e con la Privacy Policy.